En las últimas semanas se ha popularizado la modalidad Teletrabajo, siendo esta la mejor alternativa para trabajar de forma remota. En búsqueda de generar mejores resultados durante el ejercicio de estas actividades, hemos diseñado una serie de recomendaciones basadas en nuestra experiencia remota durante el ejercicio de las labores diarias de la empresa.
¿Qué es el Teletrabajo?
El Teletrabajo se define como trabajar remotamente desde cualquier lugar, siempre y cuando se tenga servicio de Internet y herramientas ofimáticas necesarias. Desde hace algunos años las personas utilizan esta modalidad para hacer su trabajo más ameno y abierto ya que no demanda que se este 100% dentro de una oficina o puesto de trabajo, sino que se puede escoger un lugar cómodo y agradable para desarrollar tus actividades, además de elegir trabajar solo o en equipo. Los lugares más comunes para hacer teletrabajo son un café, restaurante, avión, domicilios compartidos (coworking) o en tu propia casa.Como medida de protección, decreto y recomendación, los empleados, empresarios y trabajadores independientes deben trabajar desde casa, siendo este el mayor desafío en temas de concentración, adaptabilidad y productividad debido a factores como el ambiente psicosocial y familiar, la disposición tecnológica del Internet en el hogar, la seguridad, el entorno ergonómico, control laboral o de la información y alta disponibilidad en los servicios.
Ambiente psicosocial y familiar
Probablemente los familiares, e incluso los mismos empleadores podrían ser un gran obstáculo a la hora de ejercer el Teletrabajo. En la mayoría de los escenarios, la poca sensibilización o conocimiento sobre esta modalidad en los hogares, genera que familiares interrumpan al trabajador durante su actividad, ya sea solicitando de su ayuda para temas puntuales, comunicando noticias irrelevantes o en mayor instancia hablando de temas banales en repetidas ocasiones. En otros casos, los familiares asumen que el trabajador está de vacaciones en casa, por tanto, exigen que realice sus labores domésticas diarias como de costumbre e influencian a tomar las “cosas con calma” porque nadie controla lo que hace impidiendo así que ejerza sus actividades productivamente. Por otro lado, los empleadores con poca o cero experiencias podrían adoptar posturas que ameriten el sobreesfuerzo del trabajador por estar en un ambiente más cómodo trabajando desde su casa.Para evitar estas situaciones, se recomienda:1. Establecer un plan de trabajo en casa donde se estructure actividades diarias a realizar y su respectivo horario. Este plan se debe hacer respetar incluso con los mismos jefes, gerentes, familiares o clientes.2. Comunicar a la familia o con quien se viva el plan de trabajo de manera que ellos sepan con antelación que usted va a trabajar en casa, por tanto, requiere de concentración y tranquilidad. Asimismo, se debe manifestar que las conversaciones sobre temas familiares o de la farándula, así como también la solicitud de favores, no están permitidos durante el horario de trabajo.3. Definir que dispositivos electrónicos son de ayuda para el desarrollo de las actividades y cuales representan una distracción. Comunicar a la familia sobre el uso prudente de los dispositivos que no son de ayuda para sus tareas (bajar el volumen).4. Disponer de un sitio privado para el Teletrabajo (cuarto, garaje, estudio); ambientarlo en cuanto a buena iluminación, Internet y electricidad. Esto permitirá estar alejado del ruido u otras distracciones.5. Para los empleadores, evitar programar actividades extracurriculares que afecten el horario libre del trabajador. Recordemos que es trabajo en casa, el cual demanda un horario a cumplir y fuera de este, el trabajador debe invertir tiempo en familia. Por tanto, respetemos los espacios y aprendamos a distribuir el recurso tiempo de modo que en los horarios establecidos para las actividades se pueda realizar todas las tareas. 6. Compromiso, disciplina, determinación. Sepa usted que trabajar desde casa no impide ejercer sus actividades laborales diarias, por el contrario, representa un mayor compromiso para usted y su empresa. Por tanto, respete la confianza que el empleador le concedió para trabajar bajo esta modalidad, adquiera compromiso para ejercer diariamente su horario de trabajo y tenga determinación y disciplina para levantarse diariamente a hacer lo que tiene que hacer, en el horario establecido y de la forma como usted se lo propuso o su jefe se lo planteó. Recuerde que los resultados dependen de usted, de su labor para continuar con sus actividades de forma efectiva, incluyendo su actitud para hacer respetar este espacio ante usted mismo, sus familiares y amigos.
Disposición tecnológica del Internet en el hogar
Para garantizar que usted o su equipo de trabajo desarrollen de manera óptima las actividades de la empresa, se debe verificar la calidad de conexión o acceso de Internet en el hogar. Por tanto, es importante que las partes involucradas conozcan el alcance de su trabajo, así como también tener en cuenta si su internet es de uso personal o compartido y los recursos económicos disponible para reforzar el servicio en caso de ser necesario. Por lo anterior, se aconseja:1. Cada trabajador debe reportar ante el Gerente el tipo de actividad que realiza, como la realiza y si se hace indispensable tener un buen ancho de banda para este fin.2. Los gerentes se deben reunir con el encargado del Dpto. de Sistema o su consultor TI (únicos encargados de analizar la parte técnica de cada área y el consumo real) para socializar el alcance de las actividades y elaborar un plan que permita conocer cuántos megas de internet requieren los empleados en sus casas para hacer las respectivas tareas.3. Durante la elaboración del plan, se debe tener en cuenta que si bien hay áreas (comerciales, mercadeo, publicidad) que manejan CRM o la Intranet corporativa y requieren de actualización constante de la información en Internet, también existen otras áreas (administrativas) que demandan editar, modificar o subir documentos en la nube, lo cual requieren un consumo elevado de gigas y de no tener las necesarias en casa, provocaría atraso en la elaboración de actividades o estrés por no avanzar debidamente.4. Los trabajadores deben informar si el internet es de uso exclusivo o compartido. En caso de ser compartido, notificar número de personas que lo utilizan y de ser posibles dispositivos. Se recuerda que los celulares, Smart TV y todo IoT (internet de las cosas) demanda un bando de ancha elevado. Por tanto, si los recursos económicos de la empresa son limitados, el trabajador debe establecer un horario para el uso de estos dispositivos, de manera que no intervenga en el consumo del internet o en mayor medida, apoyarse de conexiones a través del plan de datos (verificar si existe cobertura 4G en el área).5. Para aquellos que tengan niños en casa, haciendo tareas y temas educativos, los cuales exigen tráfico de Internet, recomendamos validar con el proveedor de servicio si es posible mejorar el Router del hogar.
Seguridad
Si bien la tecnología permite conectar personas, entretener y mejorar la productividad empresarial, los avances han traído también amenazas volviendo las empresas y personas vulnerables a hackers y ataques cibernéticos. Estos eventos son cada vez más recurrentes y eficaces al utilizar ingeniería social cada vez más convincentes, especialmente cuando atacan escenarios de gran envergadura, prestigio o importancia como sistemas informáticos de grandes empresas o sistemas de pagos en plataformas digitales.Para garantizar la protección de su sistema y reducir al máximo los riesgos mencionados anteriormente, les recomendamos tener en cuenta las siguientes estrategias técnicas durante su trabajo remoto:1. Los PC corporativos generalmente cuentan con todas las herramientas de protección y seguridad informática. Por tanto, si se utiliza un PC no corporativo, les aconsejamos validar su seguridad en cuanto a protección de antivirus y sistema operativo actualizado y funcionando en óptimas condiciones.2. La conexión remota debe establecerse mediante conexión VPN de última generación. Aplica SSL, IpSec, L2TP, entre otros.
Entorno ergonómico y de Seguridad en el Trabajo
En búsqueda de crear la mejor experiencia de trabajo en casa, les recomendamos tanto a empleados como empleadores:1. Tener en cuenta las recomendaciones establecidas en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo en materia de diseño de puesto de trabajo, disposición de equipos de trabajo y posiciones adecuadas durante el desarrollo de actividades.2. Realizar ejercicios y pausas activas. Esto favorecerá la salud visual y física del trabajador evitando así enfermedades de túnel carpiano, fatiga visual o entumecimiento muscular.
Control laboral
El éxito del Teletrabajo no solo se fundamenta en la concentración y comodidad del entorno, sino en el cumplimiento de los objetivos y tareas propuestas. Por lo anterior aconsejamos:1. Para las empresas que cuentan con una infraestructura o modelo TI implementado, estructurar la intranet de tal forma que gerentes o líderes de alto mando puedan asignar tareas con un tiempo estipulado para cada empleado y a su vez, ellos puedan reportar el nivel de avance y cumplimiento de esta. Les recordamos que las tareas deben ser reales, alcanzables y medibles.2. Para aquellas empresas o trabajadores independientes que no disponen de ninguna solución TI en sus sistemas, pueden optar por soluciones de Microsoft. Algunas aplicaciones como Outlook brindan herramientas que permite no solo recibir correos, sino etiquetarlos según nivel de importancia, asignarlos como tareas propias o compartidas, o crear todo un cronograma de actividades por hacer y cumplir. Asimismo, existe por ejemplo “Microsoft Teams” que permite entablar videoconferencias o chatear con equipos de trabajos y clientes, así como también la creación de grupos en los cuales se puede compartir información y documentos
Control de la información y dispositivos informáticos
El activo más importante de la empresa es la información ya que representa el historial de procesos, soluciones y operaciones. Por tanto, los gerentes y líderes deben velar por proteger la información en sus organizaciones a través del control o no acceso de esta. Por eso recomendamos:1. Informar al trabajador sobre la confidencialidad de la información. Por tanto, en el ejercicio de sus actividades no puede comentar o divulgar ningún dato concerniente a su labor y que sea información reservada de la empresa. Ejemplo: volumen de ventas, planes de mercadeo, ingresos de la empresa, proveedores y clientes.2. Es deber del trabajador proteger la información de terceros. Se debe establecer en su equipo de cómputo mecanismos de protección y seguridad, tales como contraseñas, de manera que se evite la fuga de información, o que familiares cercanos, en este caso los hijos accedan a esta y en el ejercicio estropeen documentos o trabajos realizados.Por otro lado, la mayoría de los trabajadores cuentan con portátiles, celulares, memorias o IPad ofrecidos por la empresa para el desarrollo de sus actividades. De igual forma, se deben cuidar y proteger no solo de robos, sino de la manipulación de terceros. Para esto recomendamos;1. Una vez finalizada las actividades, asegurar los dispositivos en un lugar de difícil acceso para los integrantes del hogar.2. En caso de hacer pausas para estirarse o tomar agua, vigilar que tus hijos no alcancen los dispositivos. Recuerda que en cuestión de segundos pueden ocurrir accidentes que podrían perjudicar todo el trabajo e información almacenada en tu portátil, celular o IPad.3. Se les recuerda que los dispositivos ofrecidos por la empresa son de uso exclusivo para las actividades por las cuales se les contrata. Por tanto, no deben prestarlos o utilizarlos para almacenar documentación personal (fotos, HV, trabajos universitarios). A su vez, deben cuidar de ellos para garantizar el buen funcionamiento y, por tanto, una mejor ejecución de las actividades.
Alta disponibilidad de los servicios
Si los servicios que provee la compañía para el trabajo remoto están alojados en un centro de datos propio y local, se deben tener aplicada todas las mínimas buenas prácticas que garanticen la continuidad en el servicio lo cual abarca: 1. Redundancia en Internet con balanceo de carga y calidad de servicio, por lo menos dos proveedores diferentes que lleguen en fibra óptica de diferentes troncales o suministro urbano, que se compartan en tiempo real en los momentos que un servicio esté ya sea sobrecargado o inoperativo, y un control de servicio que garantice un canal exclusivo en ancho de banda para los teletrabajadores, así no se verán afectados por otros servicios no prioritarios para el acceso remoto.2. Suministro de conexiones VPN de última generación.3. Redundancia en respaldo de energía conformado por UPS con gestión inteligente y apoyada con plantas de energía eléctricas para largas horas de interrupción de la energía. 4. Refrigeración adecuada que garantice temperatura ambiente recomendada por los fabricantes.5. Sistema de detección y control contra incendios.6. Sistema de monitoreo de vigilancia (cámara) y electrónico por cada fabricante de los servidores.7. Control de acceso restringido.Si los servicios que provee la compañía para el trabajo remoto están alojados en la nube mediante un proveedor profesional de tecnología experta (recomendado), tener en cuenta que las recomendaciones que citamos para los datacenter propios o locales son de cumplimiento, pero además se deben tener aplicada las siguientes recomendaciones: 1. El datacenter debe estar ubicado preferiblemente dentro de una geolocalización continental apropiada y eficaz red IP.2. El proveedor debe ser una empresa solvente, reconocida y evidencie la calidad y alta disponibilidad de sus servicios. 3. Debe suministrar la conexión por VPN de última generación Esperamos que estas recomendaciones puntuales sean de gran ayuda para ustedes. La idea es que las empresas sean capaces de desplazar sus operaciones a casa de la mejor manera y que el Teletrabajo constituya un mecanismo de soporte en escenarios donde se requiera. El éxito de esta modalidad depende de usted mismo, de cómo se organice, se comunique, se comprometa y cumpla con los objetivos. A su vez, las empresas deben brindarle el mayor soporte y apoyo a los empleados que trabajan bajo esta modalidad, de manera que garantice un trabajo más ameno y, por tanto, la operación del negocio. Finalmente, las empresas deben ser conscientes que, si bien los empleados están en sus casas laborando, se les debe respetar el tiempo que no hace parte de su horario de trabajo habitual.